Ha sido muy común ver cómo paulatinamente los operarios de procesos industriales han sido reemplazados por robots. En el área administrativa ésto no ha sido tan común hasta hace relativamente poco. Afortunadamente existen soluciones que pueden reemplazar tareas cotidianas, como por ejemplo la captura de facturas de compra en función de los correos enviados por los proveedores. El robot opera con la interfaz de los programas (correo, SAP, CRM,…) de la misma forma que lo haría un humano, recorriendo las opciones de menú, leyendo correos e introduciendo los datos entre las diferentes aplicaciones.
Los robots de software interpretan la interfaz de usuario de aplicaciones de terceros y están configurados para ejecutar pasos de forma idéntica a un usuario humano. Se configuran (o entrenan) usando pasos demostrativos, en lugar de ser programados usando instrucciones basadas en código. Este es un concepto importante en el mercado de la RPA porque la intención no es proporcionar otra plataforma de codificación para los usuarios de TI (que ya tienen el beneficio de desarrollo maduro y probado de software y plataformas middleware). Más bien, la intención es proporcionar una capacidad ágil y configurable a los usuarios técnicos y no técnicos en los departamentos operativos. El paradigma, en resumen, es que un robot de software debe ser un trabajador virtual que puede ser rápidamente «entrenado» (o configurado) por un usuario de negocios de una manera intuitiva que es similar a cómo un usuario operativo entrenaría a un colega humano.
El beneficio de este enfoque es doble. En primer lugar, permite que los departamentos de operaciones se sirvan a sí mismos. En segundo lugar, libera las habilidades limitadas y valiosas de los profesionales de TI para concentrarse en implementaciones más estratégicas de TI, tales como implementaciones de ERP y BPMS. Tales programas a menudo se mantienen como de naturaleza transformacional, proporcionando enormes beneficios a medio y largo plazo, mientras que el RPA se centra típicamente en la efectividad operativa inmediata, la calidad y la rentabilidad. Por lo tanto, la RPA se considera clásica como complementaria de las iniciativas de automatización existentes.
Existen soluciones como Automation Anywhere que facilitan la automatización de este tipo de procesos de negocio.
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